Sınav sabahı saat yedi. Salon listeleri yazıcıdan çıkıyor, görevliler kapıda bekliyor. Bir veli “ücreti dün yatırdık, adımız listede yok” diyor. Bir salonda sıralar yetmiyor, diğeri yarı boş. Sınav bittiğinde ise asıl iş başlıyor: yüzlerce optik formun ad ve numara alanları tek tek kodlanacak.
Bursluluk sınavını dışarıdan bakınca tek günlük bir organizasyon sanırız. Oysa iş, kayıt formu açıldığı gün başlar ve sonuçlar velilere ulaşana kadar sürer. İyi bir bursluluk sistemi bu sürecin tamamını taşımalıdır; yalnızca kayıt formunu değil.
Bursluluk sistemi, bir kayıt formundan ibaret değildir
Kurumların bursluluk yazılımından beklediği ilk şey genellikle online başvurudur. Bunu Bursluluk Sınavı Kayıt Yazılımı yazımızda ayrıntılı anlattık. Ama kayıt sadece başlangıçtır. Sonrasında dört soru daha cevap bekler:
- Hangi seansta, hangi salonda kaç boş yerim kaldı?
- Ücretli sınavda kim ödedi, kim hâlâ bekliyor?
- Sınav günü listeler ve optik formlar nasıl hazırlanacak?
- Bu sınav kurumuma kaç yeni aile getirdi, onlara hangi kanaldan ulaştım?
Sınav Kayıt’ı bu sorulara ayrı ayrı Excel dosyalarında değil, tek panelde cevap verecek şekilde kurduk.
Kontenjanı tahmin etmeyin, görün
Seans Öğrenci Listesi’nde her seansın doluluğunu, kalan yerini ve salonların tek tek durumunu görürsünüz. Bir salon dolduğunda yeni öğrenciler kendiliğinden boş salona yerleşir; bir seans tamamen dolduğunda formda kayda kapanır. Hangi seansa yeni salon açmanız gerektiğini kayıt dönemi bitmeden fark edersiniz.
Aynı ekrandan salon listesini yazdırır ya da Excel’e alırsınız. Kurumunuzda SMS entegrasyonu açıksa seanstaki öğrencilerin velilerine hatırlatma SMS’i de buradan gider.
Ücretli sınavda koltuk, ödeyenindir
Ücretli bursluluk ya da deneme sınavlarında en sık yaşanan sorun, ödemesi olmayan kayıtların salonlarda yer tutmasıdır. Sınav Kayıt’ta koltuk yalnız ödeme yapan öğrenciye ayrılır. Ödeme bekleyen kayıt listede görünür ama salon kontenjanından düşmez.
Ödemeyi iki yoldan alabilirsiniz:
- Kredi kartıyla online: Veli ücreti kayıt sırasında ya da sonradan, kurumunuzun sanal POS altyapısıyla (Param, QNB, PayTR) tek çekim öder. Ödeme kendiliğinden kayda işlenir.
- Kurumda: Elden ya da havaleyle alınan ödemeyi panelde tek tıkla “ödeme alındı” olarak işaretlersiniz.
Ödeme işaretlendiği anda öğrenci boş bir salona yerleşir ve velinin giriş belgesi açılır. Ödemesi olmayan veli giriş belgesi yerine ücret açıklamanızı görür. Böylece “ücreti yatırdık ama listede yokuz” konuşması sınav sabahına kalmaz.
Sınav günü listeler hazır, optik formlar kodlanmış gelir
Sınav sabahı ihtiyacınız olan her liste panelde hazırdır: salon listeleri, yoklama listeleri ve tüm katılımcıların Excel dökümü. Salon görevlilerini tanımladıysanız her görevli yalnız kendi salonunun yoklama listesini görür.
Optik formlar için de elle kodlamaya gerek yok. Optik form tanımınızda T.C. kimlik numarası ve ad soyad alanlarının yerini bir kez belirlersiniz. Sistem salondaki öğrencilerin formlarını bu alanlar yazılmış ve kodlanmış olarak basar. Sınav sonunda optik okuyucuda “numarası okunmayan form” sorunu yaşamazsınız.
Sonuçlar hazır olduğunda öğrencilerin karne dosyaları sisteme eklenir. Veli, kurumunuzun sayfasından öğrencinin T.C. kimlik numarasıyla sonucuna ulaşır; sonuç sormak için kimse kurumu aramaz.
Bursluluk sınavı bir tanıtım kampanyasıdır; verinizi okuyun
Bursluluk sınavına gelen her aile, kurumunuzu yakından tanıma fırsatı veren bir adaydır. O yüzden sınavın sonunda yalnızca kaç öğrencinin girdiğine değil, bu ailelere nasıl ulaştığınıza da bakmak gerekir. Kayıt İstatistiği ekranı, kayıtların günlere göre dağılımını ve velilerin kurumunuzu nereden duyduğunu gösterir. Okul İstatistiği ise öğrencilerin hangi okullardan geldiğini listeler.
Sosyal medya reklamı mı, afiş mi, öğretmen yönlendirmesi mi daha çok aile getirdi? Bir sonraki dönemin bütçesini bu tabloya bakarak yaparsınız. Reklam tarafını Bursluluk Sınavı için Etkili Reklam Stratejileri yazımızda ele aldık.
Bursluluk yazılımı seçerken sorulacak 6 soru
- Veli kaydı uygulama indirmeden, telefondan yapabiliyor mu?
- Salon ataması kayıt anında yapılıyor mu, kontenjan aşılmasını engelliyor mu?
- Ücretli sınavda online ödeme ve kurumda ödeme aynı listede izlenebiliyor mu?
- Giriş belgesini ve sonucu veli kendisi alabiliyor mu?
- Salon listeleri, yoklama listeleri ve optik formlar sistemden çıkıyor mu?
- Kayıtların hangi kanaldan geldiğini raporlayabiliyor mu?
Sınav Kayıt bu soruların hepsine “evet” diyor. Hepsini kendi kurumunuzun verisiyle denemeniz için 5 günlük ücretsiz deneme sunuyoruz.
Sık Sorulan Sorular
Bursluluk sistemi ile bursluluk sınav kayıt sistemi aynı şey mi?
Kayıt sistemi, velinin başvurusunu almakla ilgilenir. Bursluluk sistemi ise kayıttan sonrasını da kapsar: kontenjan ve salon yönetimi, ödeme takibi, sınav günü listeleri, optik formlar, sonuç duyurusu ve raporlar.
Ödemesini yapmayan öğrenci salonda yer tutar mı?
Hayır. Ücretli sınavlarda koltuk yalnız ödeme yapan öğrenciye ayrılır. Ödeme alındığında öğrenci seansın boş salonuna yerleşir.
Optik formları hangi optik okuyucuyla kullanabilirim?
Optik form tanımında T.C. kimlik numarası ve ad soyad alanlarının konumunu milimetre olarak siz belirlersiniz. Bu sayede kullandığınız optik formun düzenine göre baskı alırsınız.
Sınav sonuçlarını velilere nasıl duyururum?
Öğrencilerin karne dosyaları sisteme eklendikten sonra veli, kurumunuzun sayfasından öğrencinin T.C. kimlik numarasıyla sonucunu görüntüler.
Bir sonraki bursluluk sınavınızı tek panelden yönetmek için Sınav Kayıt’ı 5 gün ücretsiz deneyin.