Bursluluk Sınavı Kayıt Yazılımı: Telefon Trafiği ve Excel Listeleri Tarihe Karışsın

Bursluluk sınavı duyurusu çıktığı gün okulun telefonu susmaz. Bir veli sınavın hangi gün olduğunu sorar, bir diğeri kardeşini de yazdırmak ister, bir başkası “kaydım alındı mı?” diye üçüncü kez arar. Kayıtlar bir yandan telefonda, bir yandan mesajlaşma uygulamasında, bir yandan da sekreterin masasındaki kâğıt formlarda birikir. Akşam biri bunları Excel’e geçirir. Ertesi sabah aynı öğrencinin iki kez yazıldığı, bir salonun ise kapasitesinin çok üstünde dolduğu ortaya çıkar.

2021’den bu yana 80 kurumun 70 binden fazla sınav kaydını yönettik ve bu tabloyu defalarca gördük. Sorun personelin özensizliği değil; kayıt işinin elle yürütülmesi. Bursluluk sınavı kayıt yazılımı tam olarak bu yükü kaldırmak için var.

Sorun kayıt sayısı değil, kaydın dağınık gelmesi

Elle yürüyen bir bursluluk kaydında aynı bilgi en az üç kez yazılır: veli söyler, sekreter not alır, biri Excel’e geçirir. Her aktarım yeni bir hata fırsatıdır. T.C. kimlik numarasında bir hane kayar, telefon eksik yazılır, öğrenci yanlış seansa düşer. Sınav sabahı listede adı olmayan bir öğrenciyle karşılaşmak kurumun ilk izlenimini zedeler. Oysa bursluluk sınavı, çoğu ailenin kurumunuzla ilk temasıdır.

Kayıt velinin elinden, tek bir adresten gelsin

Sınav Kayıt’ta her kurumun kendine ait bir kayıt sayfası vardır: kurumadi.sinavkayit.com. Duyurularınızda, sosyal medya paylaşımlarınızda ve SMS’lerinizde yalnızca bu adresi paylaşırsınız. Veli formu telefonundan üç adımda doldurur: öğrenci bilgileri, veli bilgileri ve sınav seçimi.

Form bilgiyi alırken denetler de:

• T.C. kimlik numarası doğrulanır; aynı numarayla aynı sınava ikinci kayıt alınmaz.
• Okul, kurumunuzun ilindeki okul listesinden aranarak seçilir; elle yazım hatası olmaz.
• Telefon numarası tek biçimde saklanır; veli başına 0 ya da +90 yazsa da doğru numara kaydedilir.
• Aydınlatma metni onaylanmadan başvuru tamamlanmaz.

Sekreterinize kalan iş, gelen kayıtları panelden izlemek olur.

Salon ataması kendiliğinden yapılır, kontenjan aşılmaz

Elle kayıtta en çok vakit alan iş, öğrencileri salonlara dağıtmaktır. Sınav Kayıt bunu kayıt anında yapar: öğrenciyi seçtiği seansta boş yeri olan salona yerleştirir ve sıra numarasını verir. Seans dolduğunda formda “Dolu” yazar ve o seansa kayıt alınmaz. Aynı saniyede gelen iki başvuru bile aynı son koltuğa yazılamaz; sistem koltuğu kilitleyerek atar.

Sınavlarınızı, şubelerinizi, düzeylerinizi, seanslarınızı ve salonlarınızı panelde bir kez tanımlarsınız. Bir sonraki dönem yeni sınavı aynı yapıyla birkaç dakikada açarsınız.

“Kaydım alındı mı?” telefonları biter

Başvuru tamamlandığı anda veli ekranda onayı ve kaydın özetini görür: sınav, sınav yeri, seans ve salon. Kurumunuzda SMS entegrasyonu açıksa veliye kayıt SMS’i gider. Kayıt bildirimini açan yöneticilerinize de her yeni kayıtta e-posta düşer.

Giriş belgesini veli kendisi alır

Sınavdan önceki günlerde giriş kartlarını tek tek hazırlayıp dağıtmanız gerekmez. Veli, kayıt sayfasında sınavı seçip öğrencinin T.C. kimlik numarasını yazarak giriş belgesine ulaşır ve yazdırır. Belgede sınav yeri ve adresi, tarih ve saat, salon ve sıra numarası yer alır. Karekodu okutan veli sınav binasına yol tarifi alır.

Bilgisi değişen veli kaydını yine aynı sayfadan kendisi günceller. Seansını değiştirirse salonu da yeniden atanır; sizin bir şey yapmanız gerekmez.

İlk bursluluk sınavınızı nasıl açarsınız?

1. Demo hesabınızı açın; kurumunuzun kayıt sayfası birkaç dakika içinde hazır olur.
2. Sınav yerlerinizi, düzeylerinizi, seanslarınızı ve salonlarınızı tanımlayın.
3. Bursluluk sınavınızı oluşturun ve kayıt sayfanızın bağlantısını duyurularınıza ekleyin.

Kayıtlar geldikçe kontenjanı, ödemeleri ve sınav günü listelerini nasıl yönettiğimizi Bursluluk Sistemi: Kontenjan, Ödeme ve Sınav Günü yazımızda anlattık. Bursluluk sınavının kurumunuza ne kazandırdığını merak ediyorsanız Bursluluk Sınavı: Dönüşümün Anahtarı yazımıza da göz atabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular